Las 5S's y la importancia de un ambiente de calidad.

Siempre nos preguntamos ¿qué es la calidad y como se puede integrar la calidad en nuestras actividades? Comenzaremos por identificar que la calidad inicia por uno mismo y el ambiente que nos rodea; de ahí la importancia de aplicar la metodología 5S's, la cual está enfocada en proporcionar a las personas los conocimientos, destrezas y actitudes que les permitan crear y mantener ambientes de trabajo excepcionales.

Las organizaciones son responsables de proveer un buen ambiente de trabajo proporcionando espacios laborales seguros, eficientes y confortables, pero básicamente son las personas quienes con sus actitudes pueden hacer la diferencia entre un ambiente favorable y uno realmente óptimo.

Para encaminar a una organización hacia la calidad, bajos costos, entregas oportunas, optimización de tiempos e imagen integra hacia el cliente, es fundamental comenzar por lograr en ella un ambiente de trabajo que se caracterice por el orden, la limpieza y la disciplina.

El creciente nivel competitivo de las empresas, exigen los más altos estándares de calidad, lo que ha forzado a la gente de diversas industrias a reorganizar -entre otros aspectos importantes – el lugar físico de trabajo, ya que es difícil emprender programas de calidad y mejora continua sin tener adecuadas condiciones de trabajo, tanto físicas como mentales de su personal; de tal manera que las personas puedan explotar todo su potencial.

  

Finalmente debemos realizarnos las siguientes preguntas para determinar la importancia de contar con un ambiente de calidad en nuestras organizaciones:

¿Se puede esperar que la gente trabaje a su máximo potencial en un área desorganizada, sucia e insegura?

¿Podrán mentes sanas trabajar en lugares insalubres?

¿Se puede crear una cultura de calidad sin disciplina?

La importancia del factor humano en el desarrollo de una cultura de mejora continua en las organizaciones

Ante los cambios tecnológicos que se viven actualmente podríamos pensar que la mejora de los procesos en las organizaciones debería ser tarea sencilla ya que cada día surgen nuevas tecnologías que las podemos incorporar a las tareas, logrando con ello que se facilite cada vez más las labores para nuestros colaboradores. Sin embargo, a veces descuidamos al principal factor que influye directamente en la creación de una cultura de mejora: el factor humano.

A pesar de que  contamos con varias metodologías de implementar mejora continua en nuestras organizaciones, aplicamos herramientas de calidad y eventualmente medimos, controlamos y mejoramos con el control estadístico de procesos, la realidad es que se consiguen excelentes resultados con todas y si consideramos aspectos como la reducción de costos, la mejora en tiempo de entrega y mejora de la calidad del producto o servicio podríamos llegar a la conclusión de que cualquier metodología o herramienta que apliquemos correctamente siempre nos dará un buen resultado, todo dependiendo de que es lo que la alta dirección de la organización estén buscando.

No obstante, muchas veces no nos percatamos de que sin el apoyo del personal que opera los procesos dichos cambios no se podrían lograr y es ahí donde invariablemente encontraremos en algunos casos el principal obstáculo ¿cómo convencer a la gente de que implemente cambios en sus actividades y que siempre mantenga esa actitud de identificar mejoras?, porque si bien se logran cambios en los proyectos de mejora la realidad es que en innumerables ocasiones al concluir dichos proyectos se tiende a regresar a nuestra zona de confort hasta que nuevamente nos soliciten o se implemente otro proyecto de mejora.

Por ello se vuelve primordial que nos enfoquemos en desarrollar y crear el ambiente propicio para crear una cultura de mejora continua teniendo como eje principal a nuestros colaboradores con programas de crecimiento personal y profesional, esquemas de incentivos que no necesariamente deben ser económicos, medios de comunicación adecuados a su contexto, objetivos estratégicos alineados, políticas claras y adecuadas, visión de mejora continua organizacional entre otros; hay que recordar lo que decía Phil Crosby “Mejorar la calidad requiere un cambio cultural, no solo una nueva dieta”; no sigamos trabajando únicamente con proyectos de mejora, hay que crear verdaderamente una cultura con nuestro factor humano.

Cuanto cuesta trabajar con calidad

Es muy común que cuando empezamos a trabajar con sistemas de calidad una pregunta que normalmente sale a relucir por parte de los directivos y/o accionistas es ¿ya invertimos en implementar el sistema, ahora en cuanto tiempo recupero mi inversión?; y aunque es válido dicho cuestionamiento dado que se invierte en el sistema, es importante anotar que los resultados financieros se verán reflejados en un mediano plazo y dependerán en gran medida de como se le de seguimiento a las actividades referentes al sistema; adicionalmente debemos considerar dos tipos de costos:

1. Costos de la calidad; y

1. Costos de la no calidad.

Nos enfocaremos en lo segundos; son los costos generados por la falta de la aplicación efectiva de un sistema de calidad o por su absoluta ausencia y como consecuencia generan errores y fallos que pueden ser detectados internamente en la empresa o una vez ya entregado el producto y/o servicio al cliente. Como ejemplo son los retrabajos y reprocesos por no hacer las cosas bien desde el inicio, las juntas donde solo se informa y no se define nada, tomar mucho tiempo en la toma de decisiones, tener desorden, información que no ayuda, las quejas de los clientes inconformes, son todos estos costos que impactan de manera indirecta a tus utilidades. 

Se estima que los costos de la NO calidad representan un porcentaje significativo sobre el coste total del producto (Kim et al., 1994:8; Williams et al., 1999:446). Feigenbaum (1977) estimó que entre el 15% y el 40% de los costos de fabricación de los productos americanos eran debidos a los desperdicios.
Por eso es importante identificar cuánto dinero tiramos por no trabajar con calidad; tomando en cuenta los datos mencionados entonces la pregunta sería ¿es caro trabajar con calidad y con NO calidad?.